Nachdem der Bundesrat am 28. Februar 2020 Veranstaltungen mit über 1000 Besuchenden untersagt hatte, war klar, dass die jährliche Konferenz «SAP Now» nicht im gewohnten Rahmen stattfinden konnte. Die Präsentation der Referierenden, die Redaktionsplanung, das Drehbuch für den Event - alles von furrerhugi erarbeitet und auf einmal unbrauchbar. SAP und furrerhugi haben dies jedoch als Chance gesehen und innert 10 Tagen aus der physischen Konferenz ein virtuelles Experiment gemacht, bei dem furrerhugi eine wichtige Rolle in der Kommunikation gespielt hat - etwa mit Informationen vor, während und nach dem Event über die Social Media-Kanäle, was im Community Management ganz neue Möglichkeiten eröffnete.
Die Absage der regulären Konferenz erfolgte am Samstag, 29. Februar, die Ankündigung der virtuellen Konferenz leider erst ein paar Tage später. Dadurch hat man wohl einige der Besuchenden «verloren». Dies umso mehr, als man die Besuchenden von Online-Events häufiger informiere sollte, als dies bei einem physischen Event üblich ist; speziell in den Tagen vor dem Event und am Tag des Events müssen immer wieder Erinnerungen und Anleitungen verschickt werden. Gut geeignet sind dafür E-Mail und Social-Media-Kanäle.
Nicht zuletzt auf Grund des Zeitdrucks hatte SAP bestmöglich am ursprünglich geplanten Programm festgehalten. Deswegen wurden 90 Prozent der Vorträge direkt vor Ort in Basel aufgenommen. 55 von ursprünglich 60 Referenten waren weiterhin mit dabei. Die Referate wurden simultan in drei Sprachen übersetzt. Nur vereinzelt wurden Referenten per Skype zugeschaltet.
Ursprünglich waren 3500 Besuchende zur Konferenz angemeldet, zum Livestream eingeschaltet haben rund 1800 Zuschauende. Da die Videos nach dem Event online dauerhaft zur Verfügung stehen, ist die Anzahl Views in den Wochen nach dem Event weiter gestiegen. Dies ist einer der Vorteile einer virtuellen Konferenz: Sämtliches Material kann für weitere Aktivitäten online genutzt werden.